Lagi, Dispersip Kalsel Musnahkan Ribuan Berkas Arsip Lama

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalimantan Selatan memusnahkan sebanyak 21.487 berkas arsip yang telah habis masa retensinya. Pemusnahan puluhan ribu berkas arsip itu milik sejumlah dinas dan instansi lingkup Pemprov Kalsel tersebut dilaksanakan di Depo Arsip Dispersip Kalsel, di Banjarbaru Selasa (17/11).

Kepada wartawan, usai kegiatan, Kepala Dispersip Kalsel, Nurliani Dardie mengatakan pemusnahan arsip yang dilakukan bulan November ini merupakan kali kedua pada tahun 2020 dimana sebelumnya pemusnahan dilakukan bulan April lalu sebanyak 26.585 berkas arsip. “Ribuan arsip yang dimusnahkan merupakan gabungan dari enam SKPD lingkup Pemprov, yakni Biro Keuangan, Biro Umum dan Biro Pembangunan Daerah Sekretariat Wilayah Daerah Tingkat I Kalsel, Inspektorat, Dinas Kehutanan dan Dinas Perkebunan,” katanya.

Bunda Nunung (sapaan akrabnya) menjelaskan arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah masuk Jadwal Retensi Arsip seperti arsip Keuangan dengan masa retensi 10 tahun dan arsip kepegawaian dalam waktu lima tahun. Hal ini, menurutnya dilakukan untuk mengefisienkan biaya dan tenaga pemeliharaan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi. “Arsip yang dimusnahkan ini memang sudah tua dan sudah habis masa retensi atau simpannya,” jelasnya.

Lebih lanjut, Bunda Nunung menambahkan pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah kertas. Kemudian limbah yang dihasilkan, kata Bunda Nunung akan diserahkan ke bank sampah agar bisa dimanfaatkan. Sementara itu, Plt Gubernur yang diwakili Staf Ahli Bidang Kemasyarakatan dan SDM Pemprov Kalsel, Fathurrahman memberikan apresiasi kepada Dispersip Kalsel atas kinerja dan manajemen kearsipannya.

Menurutnya, memiliki manajemen kearsipan yang baik merupakan salah satu faktor penting dalam tata kelola pemerintahan daerah. Hal ini disebabkan peran arsip sendiri sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sebagai wujud pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. “Salah satu tahapan dalam manajemen arsip adalah penyusutan dalam bentuk pemusnahan untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efesiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Selain itu, kegiatan ini juga penting dalam rangka menyelamatkan arsip yang bernilai guna sekunder setelah dilakukan penilaian oleh Dispersip Kalsel,” jelasnya.

Oleh sebab itu, mengingat tingkat kesulitan dan resiko dari kegiatan pemusnahan arsip ini maka yang terpenting adalah pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai kewenangannya dan prosedur yang telah ditetapkan. Sehingga Plt gubernur berpesan untuk mengelola arsip dengan benar menerapkan manajemen kearsipan dengan baik serta tetap memperhatikan dan mempelajari aturan terkait kearsipan agar tidak ada dokumen penting yang hilang maupun mengalami penyusutan tanpa melalui prosedur tata kelola arsip yang benar. “Saya juga berharap kedepannya semua SKPD bisa bekerja sama dengan Dispersip untuk berkoordinasi dan melakukan penelitian arsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkan atau dipertahankan,” pungkasnya.

abdipersadafm.co.id