Dispersip Kalsel Reboxing Ribuan Boks Arsip

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan melakukan program reboxing atau penggantian boks tempat penyimpanan arsip. Sebanyak 3 ribu boks lama diganti dengan boks baru yang lebih baik dari segi kualitasnya.
“3.000 boks arsip yang sudah diganti tersebut merupakan bagian dari tahap pertama penggantian boks,” ujar Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel Alfazi di Banjarbaru, Selasa (30/6).

Dengan target seluruhnya penggantian sebanyak 6.000 boks yang direncanakan akan diselesaikan sebelum akhir tahun. Sejak Maret lalu hingga saat ini, proses tersebut masih terus dilakukan oleh pegawai Depo Arsip yang berkantor di lingkungan Balaikota atau pusat pemerintahan kota Banjarbaru.
“Kami optimistis reboxing tahap pertama sebanyak 6.000 boks selesai sebelum akhir tahun, apalagi setiap hari rutin dikerjakan pegawai dengan sistem shift sehingga penggantian diharapkan bisa cepat,” imbuh dia

Penggantian bokx arsip dilakukan secara teliti kepada lebih dari 10 ribu boks arsip yang tersimpan. Pengerjaan mulai dari pengecekan boks, memilah arsip hingga mencatat usia berkas untuk memudahkan pencarian.

Hal tersebut guna mengetahui Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang akan menentukan waktunya sebuah arsip siap dimusnahkan.
“Awal tahun lalu sudah dimusnahkan puluhan ribu berkas dan sebelum akhir tahun juga dilakukan pemusnahan kembali sehingga melalui pemilahan bisa ditentukan mana berkas yang dimusnahkan sesuai JRA,” lanjutnya

Untuk diketahui, arsip yang tersimpan terdiri arsip statis atau tetap yang tidak bisa dimusnahkan. Sebab, berkaitan dengan sejarah atau perbatasan sehingga harus disimpan di tempat itu.

Selain itu, ada arsip dinamis terbagi dua yakni arsip aktif yakni arsip yang masih dipakai sehari-hari dan arsip inaktif atau arsip yang sudah jarang dipakai sehingga bisa disimpan atau dimusnahkan.

“Arsip inaktif ini yang dimusnahkan namun pemusnahan sesuai JRA dan prosesnya harus sesuai aturan serta ketentuan yang berlaku mulai dari persetujuan gubernur Kalsel hingga pusat yakni ANRI,” tutupnya

apahabar.com