Depo Arsip Siapkan 3.000 Boks

Depo Arsip Banjarbaru menyiapkan sebanyak 3.000 boks sebagai tempat penyimpanan berkas arsip, sesuai aprogram Reboxing yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalsel.

Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Provinsi Kalsel Alfazi mengatakan, ribuan boks arsip yang sudah diganti merupakan bagian dari penggantian boks atau reboxing di tempat penyimpanan arsip tersebut. Alfazi menjelaskan, 3.000 boks arsip yang sudah diganti tersebut merupakan bagian dari tahap pertama penggantian boks sebanyak 6.000 boks, yang direncanakan bisa diselesaikan sebelum akhir tahun. Saat ini proses penggantian boks arsip masih terus dilakukan pegawai Depo Arsip Dispersip Provinsi Kalsel yang berlokasi di dalam lingkungan Balai Kota Banjarbaru.

Menurutnya, penggantian boks arsip dilakukan sejak bulan Maret atau sebelum pandemi Covid-19, dengan menurunkan ASN yang dibantu tenaga kontrak agar bisa menyelesaikan reboxing tersebut. Pihaknya optimistis reboxing tahap pertama sebanyak 6.000 boks selesai sebelum akhir tahun. Apalagi, setiap hari dikerjakan pegawai dengan sistem shift, sehingga penggantian diharapkan bisa cepat, sebut Alfazi. Pekerjaannya bukan hanya mengecek boks, melainkan juga memilah berkas yang ada di dalam boks, kemudian dicatat satu-persatu untuk mengetahui usia berkas yang dimasukan, sehingga memudahkan pencarian.

Selain untuk memudahkan pencarian arsip jika diperlukan, tujuan pemilahan juga untuk mengetahui Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang akan menentukan waktunya sebuah arsip siap dimusnahkan, paparnya. “Awal tahun lalu sudah dimusnahkan puluhan ribu berkas, dan sebelum akhir tahun juga dilakukan pemusnahan kembali, sehingga melalui pemilahan bisa ditentukan mana berkas yang dimusnahkan sesuai JRA,” katanya.

Alfazi menjelaskan, arsip yang tersimpan di Depo Arsip terdiri dari arsip statis atau tetap yang tidak bisa dimusnahkan karena berkaitan dengan sejarah atau perbatasan, sehingga harus disimpan di tempat itu. Dan arsip dinamis, yang terbagi dua, yaitu arsip aktif yang masih dipakai sehari-hari, dan arsip inaktif atau arsip yang sudah jarang dipakai, sehingga bisa disimpan atau dimusnahkan. “Arsip inaktif ini yang dimusnahkan, tapi pemusnahannya sesuai JRA, dan prosesnya harus sesuai aturan dan ketentuan yang berlaku, mulai dari persetujuan Gubernur Kalsel hingga pusat yakni ANRI,” ucapnya.

matabanua.co.id