Demi Efesiensi dan Efektifitas, Dispersip Palnam Siap Musnahkan Arsip

tahun 2021 ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimatan Selatan kembali akan melakukan kegiatan penyusutan arsip pada Depot Arsip Provinsi Kalimantan Selatan di Banjarbaru dengan kegiatan pemusnahan arsip.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan (Dispersip Kalsel) selama dipimpin Hj. Dra Nurliani Dardie MAP terus lakukan bersih-bersih berkas lama untuk dimusnahkan. Kali ini Dispersip Kalsel lakukan pemusnahan data jumlah Arsip untuk kegiatan ini adalah Arsip usul musnah sebanyak 7.147 berkas, dan usul permanen sebanyak 4.316 berkas. Kegiatan pemusnahan fisik arsipnya sendiri direncanakan pada bulan Mei 2021.

Adapun Arsip yg akan dimusnahkan tersebut berasal dari  5 SKPD lingkup Pemprov. Kalsel (yang waktu itu dengan sebutan Pemprov Dati I Kalsel) yaitu Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan,  BP-7, Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan, dan Dinas Kesehatan.

Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip yang terbentuk dengan SK Gubernur Kalsel telah melaksanakan penilaian terhadap arsip 5 (lima) SKPD yang direncanakan. Dari penilaian ini menghasilkan 2 (dua) daftar arsip yaitu Arsip Usul Musnah dan Arsip Usul Permanen.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimatan Selatan Hj Dra Nurliani Dardie M.AP, menjelaskan jika tidak ada aral maka acara pemusnahan kearsipan lawas pada tiap SKPD di Dispersip Kalsel itu diagendakan pada bulan Mei 2021 di Banjarbaru. Dimusnahkan arsip lawas itu, dijelaskan Bunda Nunung sapaan akrabnya, adalah karena sudah lewat masa usia atau sudah lewat masa retensinya, memang dalam pemusnahan arsip tidak sembarang memusnahkan. “Harus sesuai masa retensi arsip. Arsip keuangan misalnya itu masa retensinya 10 tahun dan arsip kepegawaian 5 tahun,” kata dia.

Untuk proses pemusnahan, sambungnya maka Dispersip membentuk tim penilai dan tim pemusnahan arsip dengan SK Gubernur yang kemudian tim bekerja melakukan penilaian terhadap arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan. “Kalau masa retensinya di atas 10 tahun maka kita memerlukan persetujuan Arsip Nasional. Setelah Arsip Nasional memberikan rekomendasi maka nanti gubernur akan membuat SK lagi untuk penghapusan arsip,” kata dia.

Bunda Nunung membeberkan, Surat Persetujuan Pemusnahan Arsip dari ANRI baru turun, jadi kita tinggal proses SK pemusnahan dari Gubernur. Ini surat ANRI baru kami terima, urainya.

Tanggal 01 April 2021 yang lalu kita sudah diverifikasi (uji petik) oleh Tim ANRI, tinggal menunggu surat rekomendasi dari ANRI. Sekarang sambil menunggu turunnya rekomendasi ANRI kita sudah mulai menyeleksi/memisahkan arsip yang usul musnah tersebut. Karena masih ada proses yang belum selesai dan masih kami tunggu yaitu SK Gubernur.

Pihaknya, selama bulan suci ramadhan se-efektif mungkin untuk terus lakukan pemusnahan arsip secara bertahap. Dari catatan pada masa Kepempinan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimatan Selatan Hj Dra Nurliani Dardie M.AP, sudah melakukan tiga kali pemusnahan arsip usang.

Dengan demikian pemusnahan arsip pada tahun 2020 dengan jumlah total 48.000 an berkas arsip, yang merupakan jumlah terbesar dalam sejarah pemusnahan arsip di Kalimantan Selatan.

Sumber:liputan4.com