1.868 Arsip Habis Masa Retensi Dimusnahkan, Tersimpan Sudah 56 Tahun

Sebanyak 1.868 arsip usang tanpa nilai guna milik Pemerintah Provinsi Kalsel dimusnahkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalsel di Depo Arsip Banjarbaru, Selasa (25/6) pagi.

Kepala Dispersip Provinsi Kalsel, Dra Hj Nurliani Dardie mengatakan, adapun berkas atau arsip yang dimusnahkan dalam acara ini yakni arsip Biro Keuangan Sekretariat Wilayah Daerah Tingkat 1 Provinsi Kalimantan Selatan yang telah tersimpan kurang lebih 56 tahun lamanya.

“Arsip yang kita musnahkan ini dari kurun waktu tahun 1963 sampai 1995 dan sudah melalui tahapan penilaian oleh pelaksana penilai dan pemusnahan arsip Provinsi Kalsel,” katanya.

Dari pantauan Kanalkalimantan.com, ribuan arsip ini dimusnahkan dengan cara dicacah menggunakan mesin cacah kertas secara simbolis disaksikan Biro Hukum dan Pengawasan serta awak media massa. Pemusnahan arsip ini juga melalui keputusan lewat surat yang ditetapkan oleh Keputusan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 188.44/0562/KUM/2019 per tanggal 11 Juni 2019.

Nurliani, mengungkapkan arsip keuangan sebenarnya memiliki jadwal retensi arsip hanya 10 tahun. Namun, ia sendiri tidak mengetahui alasan mengapa ribuan arsip tersebut masih belum dimusnahkan. Bahkan, menurutnya lebih dari 50 persen arsip yang ada di Depo Arsip Banjarbaru sudah seharusnya dimusnahkan.

“Arsip ini sebenarnya sudah sangat tidak ada nilai gunanya, jadi memang sudah seharusnya dimusnahkan. Kita mulai dari Biro Keuangan, dan arsip lainya sudah diusulkan untuk juga dihancurkan. Insyaallah tahun 2020 dapat terealisasi,” tandasnya.

Dihadirkan sebagai narasumber dalam kegiatan ini, Kasubdit Akuisi Arsip I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Drs Tato Pujiarto. Tato Pujiarto mengatakan, ada sejumlah faktor yang mengakibatkan banyaknya arsip usang yang masih tersimpan. Salah satunya kesadaran pegawai arsip yang belum maksimal.

“Belakangan kita perkuat dari Undang-Undang kerasipan, sosialisasi dan SDMnya barulah berkembang rasa kesadaran terhadap arsip,” katanya.

Sesuai aturan Undang-Undang, untuk memusnahkan sebuah arsip harus melalui penilaian dan verifikasi oleh panitia terdiri tiga unsur yakni kearsipan, unit kerja, arsiparis. Selanjutnya diusulkan kepada Gubernur melalui Sekda dan disampaikan kepada ANRI. Usai mendapat nilai dan disetujui, oleh ANRI maka terbitlah SK pemusnahan.

Tato, juga menerangkan ada berbagai jenis arsip yang memiliki waktu yang berbeda untuk dimusnahkan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip dalam Pergub.

“Ada yang hanya 2 tahun, 5 tahun, 10 tahun bahkan 60 tahun. Kalau yang paling cepat arsip yang sifatnya kegiatan sehari-hari. Kalau yang paling lama sampai seabad itu arsip pegawai,” lanjutnya.

Namun, tentu ada arsip yang tidak boleh untuk dimusnahkan. Arsip tersebut dinamakan arsip statis yang bersifat sejarah. Misalnya Peraturan Gubernur, Peraturan Daerah, arsip Mantan Gubernur, arsip mantan pejabat daerah, dan arsip Sidang DPRD.

Pentingnya menyimpan arsip yang bersejarah, ungkap Kadispersip Prov Kalsel, dapat digunakan sebagai kelengkapan berkas saat untuk diperlukan nantinya.

“Contoh saja, kita memenangkan sengketa Pulau Lerelerekang dengan Sulawesi Barat itu karena kita memiliki arsip jaman Belanda. Itu sebabnya penting bagi kita untuk menjaga arsip penting dan bersejarah dengan kesadaran dan perhatian terhadap arsip-arsip tersebut,” kata Nunung.

Selain itu, harus diketahui juga arsip yang dimusnahkan harus habis atau musnah total atau secara fisik informasinya sudah hilang. Bisa dimusnahkan dengan cara dicacah atau dibakar.
Kalau ada arsip yang seharusnya dimusnahkan namun ditemukan lagi di suatu tempat, maka akan diusut oleh pihak kepolisian dan dapat dikenakan sanksi pidana berupa kurungan penjara ataupun denda. (rico)

 

Sumber : kanalkalimantan